Einschreiben, Fax oder E-Mail – Wie kann man Verträge rechtssicher kündigen?

Bei Vertragsverhältnissen kommt es mitunter darauf an, ob eine Kündigung oder ein Widerruf rechtzeitig erfolgt ist. Denkbar ist auch, dass ein Vertragspartner bestreitet, eine Kündigung oder eine Widerrufserklärung erhalten zu haben. Für Vertragspartner ist es daher wichtig, im Streitfall nachweisen zu können, ob und zu welchem Zeitpunkt eine Kündigung oder ein Widerruf dem anderen Vertragspartner zugegangen ist.

Was bedeutet Zugang einer Kündigung bzw. eines Widerrufs?

Eine Kündigung oder ein Widerruf sind rechtlich gesehen so genannte einseitige empfangsbedürftige Willenserklärungen. Das heißt, dass solche Willenserklärungen schon mit Zugang beim Empfänger rechtliche Wirksamkeit entfalten. Anders als bei Abschluss eines Vertrages muss der Empfänger eine einseitige empfangsbedürftige Willenserklärung weder annehmen noch in irgendeiner anderen Form bestätigen oder akzeptieren. Es kommt allein darauf an, ob die Kündigung oder der Widerruf dem Empfänger zugegangen ist (§ 130 Abs. 1 S. 1 BGB). Eine schriftliche Eingangsbestätigung ist also keinerlei Voraussetzung für die Wirksamkeit einer Kündigung oder eines Widerrufs. Allerdings ist eine schriftliche Bestätigung des Empfängers, eine bestimmte Willenserklärung erhalten zu haben, zu Beweissicherungszwecken immer empfehlenswert. Deswegen sollte man auch immer um eine solche Bestätigung bitten. Seriöse Vertragspartner werden sich dagegen in der Regel auch nicht sperren.

In welchem Zeitpunkt ist eine Willenserklärung zugegangen?

Zugegangen ist eine Willenserklärung (z.B. eine Kündigung oder ein Widerruf), sobald sie derart in den Machtbereich des Empfängers gelangt, dass bei Annahme gewöhnlicher Verhältnisse damit zu rechnen ist, er könne von ihr Kenntnis erlangen (z.B. BGH, Urteil vom 03.11.1976 – VIII ZR 140/75).

Die Möglichkeit der Kenntnisnahme ist dabei abstrakt zu beurteilen. Es kommt auf den durchschnittlichen Empfänger an. Der Empfänger einer Kündigung kann sich zum Beispiel nicht allein deswegen auf einen fehlenden Zugang berufen, weil er sei zu dem Zeitpunkt, als die Kündigung eingegangen ist, wegen Krankheit oder Urlaub verhindert gewesen (BGH, Urteil vom 21.01.2004 – XII ZR 214/00).

Der Zeitpunkt des Zugangs hängt letztlich davon ab, welches Kommunikationsmittel verwendet wird.

Wann ist eine mündliche Willenserklärung zugegangen?

Solange für eine Willenserklärung keine bestimmte Form vorgeschrieben ist (z.B. die Textform oder Schriftform), kann diese auch mündlich erklärt werden. Daher ist eine Willenserklärung z.B. auch über Telefon möglich. In solchen Fällen liegt eine Willenserklärung unter Anwesenden vor. Diese wird sofort wirksam, weil der Empfänger sie in Echtzeit vernehmen kann.

Eine Kündigung oder ein Widerruf per Telefon ist allerdings aus mehreren Gründen nicht empfehlenswert. Zum einen ist bei bestimmten Rechtsgeschäften schon von Gesetz wegen nicht möglich. So kann zum Beispiel die Kündigung eines Arbeitsverhältnisses nicht per Telefon erfolgen, weil die Schriftform vorgeschrieben ist, § 623 BGB:

„Die Beendigung von Arbeitsverhältnissen durch Kündigung oder Auflösungsvertrag bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform; die elektronische Form ist ausgeschlossen.“

Formerfordernisse für eine Willenserklärung können sich auch aus vertraglichen Bestimmungen ergeben. So sehen zum Beispiel die Allgemeinen Geschäftsbedingungen vieler Unternehmen vor, dass eine Kündigung des Vertragsverhältnisses in Textform erfolgen muss.

Einwurf in den Briefkasten

Zum Machtbereich des Empfängers gehört klassischerweise sein Briefkasten. Eine Kündigung kann also persönlich oder durch einen Boten eingeworfen werden. Dabei sollte jedoch nach Möglichkeit ein Zeuge hinzugezogen werden.

Bei fristgebundenen Kündigungen ist auch zu beachten, dass ein Zugang am gleichen Tag voraussetzt, dass die Kündigung während der üblichen Leerungszeiten eingeworfen wird.

Wird zum Beispiel ein Schriftstück in den Briefkasten eines Bürobetriebs am Nachmittag des 31. Dezember eingeworfen, in dem branchenüblich Silvester nachmittags – auch wenn dieser Tag auf einen Werktag fällt – nicht mehr gearbeitet wird, so geht das Schriftstück erst am nächsten Werktag zu (BGH, Urteil vom 05.12.2007 – XII ZR 148/05).

Bei einer Kündigung gegenüber einer so genannten juristischen Person (z.B. einer GmbH) ist es ebenso möglich, das Kündigungsschreiben in den Privatbriefkasten des berechtigten Vertreters (z.B. GmbH-Geschäftsführer) einzuwerfen (BGH, Beschluss vom 31.07.2003 – III ZR 353/02)

Einwurfeinschreiben

Beim Einwurfeinschreiben wird vom Postboten dokumentiert, dass eine Sendung in den Briefkasten oder das Postfach des Empfängers eingeworfen wurde. Mit dem entsprechenden Beleg kann also nachgewiesen werden, dass und zu welcher Zeit eine Sendung in den Machtbereich des Empfängers gelangt ist. Dies kann insbesondere dann hilfreich sein, wenn es um den Nachweis einer fristgerechten Kündigung geht.

Bei Einwurf-Einschreiben ist allerdings problematisch, dass die Gerichte den Einlieferungs- und Auslieferungsbelegen unterschiedliche Beweiskraft zumessen. So wird von manchen Gerichten vertreten, dass auch bei Vorlage entsprechender Dokumentationen wie Einlieferungs- und Auslieferungsbelegen kein Anscheinsbeweis für den Zugang der Sendung beim Empfänger besteht. Denn ein Verlust von Postsendungen während des Zustellzugangs sei nach der Lebenserfahrung ebenso wenig auszuschließen wie das Einstecken von Postsendungen in den falschen Briefkasten durch den Postzusteller (z.B. LG Potsdam, Urteil vom 27.07.2000 – 11 S 233/99 oder AG Kempen, Urteil vom 22.08.2006 – 11 C 432/05).

Demgegenüber vertreten andere Gerichte die Auffassung, dass bei nachgewiesener Absendung eines Einwurf-Einschreibens ein Anscheinsbeweis für dessen Zugang herzuleiten ist, da sowohl aus dem Einlieferungs- als auch aus dem Auslieferungsbeleg eine starke zusätzliche Indizwirkung für den tatsächlich erfolgten Zugang der Sendung herzuleiten sei  (z.B. AG Erfurt, Urteil vom 20.06.2007 – 5 C 1734/06 oder AG Paderborn, Urteil vom 03.08.2000 – 51 C 76/00).

Das Einwurfeinschreiben ist also wegen der uneinheitlichen Rechtsprechung mit Vorsicht zu genießen.

Einschreiben mit Rückschein

Beim Einschreiben mit Rückschein erhält der Absender zusätzlich zum Einlieferungsnachweis eine Empfangsbestätigung, die vom Empfänger bzw. Empfangsberechtigten unterschrieben wird. Aus diesem Grund ist es eine weit verbreitete Meinung, dass ein Einschreiben mit Rückschein die sicherste Variante darstellt.

Sicher ist allerdings nur, dass ein Einschreiben mit Rückschein mehr als ein normales Einwurfeinschreiben kostet. Aus rechtlicher Sicht birgt eine Kündigung per Einschreiben mit Rückschein sogar zusätzliche Risiken:

Trifft nämlich der Postbote keinen Empfänger oder Empfangsberechtigten an, so nimmt er das Kündigungsschreiben wieder mit und hinterlässt im Briefkasten einen Benachrichtigungsschein. Damit ist das Kündigungsschreiben selbst aber noch nicht zugegangen. Der Benachrichtigungsschein unterrichtet den Empfänger lediglich, dass für ihn eine Einschreibesendung bei der Post zur Abholung bereit liegt. Er enthält aber keinen Hinweis auf den Absender des Einschreibebriefs und lässt den Empfänger im Ungewissen darüber, welche Angelegenheit die Einschreibesendung zum Gegenstand hat. Aus diesem Grunde ist der Zugang des Benachrichtigungsscheins kein Ersatz für den Zugang des Einschreibebriefs selbst (BGH, Urteil vom 26.11.1997 – VIII ZR 22/97).

Nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs besteht auch keine generelle Pflicht, Empfangsvorkehrungen für Erklärungen zu treffen (BGH, Urteil vom 03.11.1976 – VIII ZR 140/75). Der Empfänger eines Einschreibens mit Rückschein könnte daher auch ohne Weiteres das Einschreiben nicht abholen, damit wäre es auch nicht zugegangen.

Nur in Ausnahmefällen „fingieren“ die Gerichte einen Zugang, nämlich wenn der Empfänger den Zugang bewusst vereitelt oder verzögert oder wenn er mit dem Eingang rechtsgeschäftlicher Erklärungen rechnen muss und nicht dafür sorgt, dass diese ihn erreichen.

Übersendung per Telefax

Kündigungen, die per Telefax übermittelt werden, gehen grundsätzlich mit Abschluss des Druckvorganges am Empfangsgerät des Adressaten zu. Allerdings ist der Zugang erst dann vollendet, wenn die Kenntnisnahme durch den Empfänger möglich und nach der Verkehrsanschauung zu erwarten ist. Daher ist auch bei einer Übermittlung per Telefax auf den Zeitpunkt abzustellen, in dem sich der Empfänger nach den Gepflogenheiten der Verkehrsanschauung Kenntnis vom Inhalt der Willenserklärung verschaffen konnte (BGH, Urteil vom 21.01.2004 – XII ZR 214/00). Geht ein Fax zum Beispiel erst nach den üblichen Geschäftszeiten in einem Unternehmen ein, ist von einem Zugang erst am nächsten Geschäftstag zu den üblichen Geschäftszeiten auszugehen.

Problematisch gestaltet sich der Nachweis, ob das Fax am Empfängergerät störungsfrei ausgedruckt wurde.

1994 entschied der Bundesgerichtshof, dass ein „OK“-Vermerk im Sendebericht nicht ohne Weiteres einen Anscheinsbeweis begründe, dass die Datenübertragung nicht an technischen Problemen gescheitert und das Telefax zugegangen sei (BGH, Urteil vom 07.12.1994 – VIII ZR 153/93).

Vier Jahre später trat das OLG München dieser Ansicht teilweise entgegen. Zusammen mit einer eidesstattlichen Versicherung des Absenders spreche der Beweis des ersten Anscheins dafür, dass die Daten einer per Fax übermittelten Nachricht, deren Übertragung im Sendeprotokoll mit dem „OK-Vermerk“ bestätigt ist, an den Empfänger übermittelt wurden und ihm zugegangen sind (OLG München, Beschluss vom 08.10.1998 – 15 W 2631/98).

Eine einheitliche Rechtsprechung gibt es insoweit noch nicht. Während einige Gerichte einen Anscheinsbeweis weiterhin ablehnen, vertrauen andere Gerichte mittlerweilen immer mehr in den Fortschritt der Technik und erkennen dem „OK-Vermerk“ einen Beweis des ersten Anscheins zu (z.B. AG Schleiden, Urteil vom 01.09.2008 – 10 C 85/08).

Übersendung per E-Mail

Eine in Form einer E-Mail abgegebene Willenserklärung geht zu, wenn sie in die Mailbox des Empfängers gelangt (OLG Köln, Urteil vom 05.12.2006 – 3 U 167/05). Allerdings begründet nach der Rechtsprechung die Tatsache, dass der Absender den Ausgang beweisen kann, noch keinen Anscheinsbeweis für den Eingang in der Mailbox des Empfängers (vgl. OLG Köln, a.a.O.; OLG Düsseldorf, Beschluss vom 26.03.2009 – 7 U 28/08).

Problem: Kündigung nur per Einschreiben?

Mitunter ist in allgemeinen Geschäftsbedingungen oder individuellen Verträgen geregelt, dass eine Kündigung nur per eingeschriebenen Brief erfolgen kann. In solchen Fällen ist allerdings lediglich die Schriftform verpflichtend, die Kündigung kann auch ohne Einschreiben, z.B. per Telefax, erfolgen (BGH, Urteil vom 21.01.2004 – XII ZR 214/00).

Problem: Was stand in dem Schreiben?

Bei allen Übermittlungsarten darf ein Beweisproblem nicht aus den Augen gelassen werden: Der Zugang einer Sendung allein beweist noch lange nicht, welche genaue Erklärung darin enthalten war. Der Empfänger eines Briefumschlags könnte z.B. behaupten, im Umschlag sei nichts enthalten gewesen oder ein Faxempfänger behauptet, es sei lediglich ein weißes Blatt herausgekommen, weil die Vorlage anscheinen verkehrt herum eingelegt wurde.

Es ist also ebenso wichtig, den genauen Inhalt der Sendung nachweisen zu können. Hierzu bietet es sich zum Beispiel an, das Schreiben von einem Zeugen lesen zu lassen, dieser steckt es dann in einen Umschlag und gibt es bei der Postfiliale als Einschreiben auf. Auf einer Kopie des Schreibens kann sich der Zeuge hierzu Notizen machen.

Als Zeuge bietet sich auch ein Rechtsanwalt an, indem dieser für den Mandanten die Kündigung verfasst. Dieser kann dann anhand der Dokumentation in der Handakte den Versendevorgang und den genauen Inhalt des Schreibens belegen.

Fazit

Sämtliche gängigen Übermittlungswege bergen Beweisrisiken, wenn der Empfänger den Erhalt einer Kündigung bestreitet. Aus diesem Grunde empfiehlt es sich immer, mehrere Übermittlungsarten zu kombinieren (z.B. Fax vorab) und einen Zeugen für den Inhalt des Schreibens hinzuzuziehen.